Professionele notulist inhuren?
Neem direct contact op notulistenteam 073 - 711 45 16
notulistenteam

Objectieve en deskundige notulisten
in heel Nederland

Waarom is notuleren belangrijk?

Goede notulen zorgen voor goede aandacht

Het vastleggen van een vergadering staat heel vaak nog niet op de to-do list. Maar juist door het vastleggen van vergaderingen kunt u de communicatie van een organisatie verbeteren en bespaart u uiteindelijk heel veel tijd. Bovendien zult u zien dat alle partijen zich beter geïnformeerd voelen. En daarmee creëert u weer meer betrokkenheid en verantwoordelijkheid.

Duidelijke afspraken

Soms worden er zo veel onbekende termen gebruikt dat niet iedereen meer begrijpt waar het over gaat. Mensen hebben nu eenmaal de neiging om veel in jargon te spreken, maar veelal is niet iedere deelnemer daarmee bekend. Belangrijk is dat een verslag duidelijk is voor alle partijen, zodat ook iedereen het gemakkelijk kan lezen en begrijpen. Het is de toon die de muziek maakt! Dat geldt voor de indeling, de lengte maar ook voor het taalgebruik van het verslag. Als iedereen begrijpt wat er staat, zullen ook meer mensen zich betrokken voelen. En dus actiever omgaan met de inhoud.
In een duidelijk verslag kunnen alle betrokken op hun gemak nalezen welke besluiten er zijn genomen en vooral ook welke acties er wanneer door wie moeten worden gedaan! Zo kunnen er nooit meer misverstanden ontstaan.

Maar waarom wordt er dan niet meer aandacht besteed aan het vastleggen van een vergadering?

Heel simpel: tijdgebrek. Voor het totaal (woordelijk) uitwerken van een vergadering van 1 uur, bent u al gauw 4 uur bezig. Dat is in verhouding dus super lang! U kunt u dus afvragen of het sowieso nodig is om een vergadering woordelijk uit te werken, of dat u beter kunt kiezen voor een andere manier van vastlegging, zoals een beknopt samenvattend verslag. Uiteraard kunt u veel tijd besparen door het uitwerken van de notulen uit te besteden.

Daarbij hoeft u overigens niet per se een notulist ter plaatse te laten komen. Er kan ook een geluidsopname worden gemaakt en deze kan elders door een notulist worden uitgewerkt. Dat is een hele goedkope manier om de notulen toch juist vast te (laten) leggen. Een uitgewerkt verslag kan daarna gemakkelijk worden verspreid of gepubliceerd.

Meer weten?
     Contact